Skip to main content

Polityka Prywatności

Polityka Prywatności

Mindset-psychoterapia

Data wejścia w życie: 10 września 2024

Serwis: https://mindset-psychoterapia.pl

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Julita Modrzyńska, prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą Mindset-psychoterapia, z siedzibą przy ul. Instalatorów 5/12, 02-239 Warszawa, NIP: 6211791935, dalej zwana 'Administratorem’.

 

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

  • E-mail: kontakt@mindset-psychoterapia.pl
  • Telefon: 571 208 097
ℹ  Inspektor Ochrony Danych (IOD): Administrator dokonał oceny, czy ciąży na nim obowiązek wyznaczenia IOD zgodnie z art. 37 RODO. Biorąc pod uwagę skalę i charakter przetwarzania danych dotyczących zdrowia, Administrator nie wyznaczył IOD, uznając, że przetwarzanie nie odbywa się na dużą skalę w rozumieniu art. 37 ust. 1 lit. c RODO. W przypadku zmiany skali działalności ocena ta zostanie zaktualizowana. Wszelkie zapytania dotyczące danych osobowych należy kierować bezpośrednio do Administratora na powyższy adres e-mail.

 

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu i usług, przetwarzamy:

  • dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury,
  • dane dotyczące rezerwacji wizyty: termin, forma spotkania (online lub stacjonarnie), wybrany specjalista,
  • dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO – w szczególności informacje o zdrowiu psychicznym i fizycznym, sytuacji życiowej oraz trudnościach zgłaszanych w formularzu, podczas konsultacji i psychoterapii,
  • dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, identyfikatory urządzeń, pliki cookies, logi serwera,
  • dane z korespondencji: e-mail, formularze kontaktowe, komunikatory,
  • dane związane z płatnościami: data i kwota płatności, dane rachunku nadawcy.

 

⚠  Uwaga dla użytkowników formularza kontaktowego: Formularz kontaktowy może być używany do opisania problemów zdrowotnych lub psychologicznych. Dane takie stanowią dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Prosimy o niepodawanie szczegółowych informacji zdrowotnych w formularzu – do ich omówienia służy pierwsza konsultacja. Jeśli zdecydujesz się na podanie takich danych, Twoja zgoda jest wyrażana przez wyraźne działanie polegające na wpisaniu treści i przesłaniu formularza (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

 

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

 

a) Umówienie i realizacja wizyty, konsultacji psychologicznej, procesu psychoterapeutycznego lub procesu diagnostycznego

Rejestracja wizyty, kontakt przed i po spotkaniu, przeprowadzanie konsultacji psychologicznych, badań diagnostycznych, sporządzanie opinii psychologicznych oraz prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją usług.

Dokumentacja procesu diagnostycznego

W przypadku realizacji usług diagnostycznych końcowym rezultatem procesu diagnostycznego jest opinia psychologiczna sporządzana przez specjalistę prowadzącego diagnozę.

Administrator przetwarza dokumentację niezbędną do realizacji procesu diagnostycznego oraz sporządzenia opinii psychologicznej.

Specjaliści realizujący usługi na rzecz Administratora mogą korzystać z materiałów pomocniczych służących organizacji pracy, analizie wyników badań lub opracowaniu opinii psychologicznej. Materiały takie mają charakter pomocniczy, stanowią element warsztatu pracy specjalisty i nie stanowią dokumentacji wydawanej klientowi ani dokumentacji przetwarzanej przez Administratora, chyba że zostały włączone do dokumentacji końcowej.

b) Obsługa zapytań przez formularze, e-mail i telefon

Udzielenie odpowiedzi na pytania, ustalenie szczegółów spotkania.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO (uzasadniony interes Administratora).

 

c) Realizacja obowiązków prawnych

Np. obowiązki podatkowe, rachunkowe, archiwizacyjne.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 

d) Zabezpieczenie i dochodzenie roszczeń

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora).

 

e) Marketing własnych usług

Wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

 

f) Analiza ruchu i poprawa funkcjonowania serwisu

Za pomocą plików cookies i narzędzi analitycznych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub lit. f RODO (niezbędne cookies funkcjonalne).

4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w pkt 3:

  • dostawcom hostingu i usług IT utrzymującym naszą stronę,
  • Bookero Sp. z o.o. – dostawcy systemu rezerwacji wizyt online, działającemu jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO),
  • dostawcom usług księgowych i biura rachunkowego,
  • bankom i operatorom płatności,
  • specjalistom współpracującym z Administratorem na podstawie umów cywilnoprawnych lub innych form współpracy (w szczególności psychologom, psychoterapeutom i diagnostom), którzy działają z upoważnienia Administratora oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji procesu terapeutycznego, konsultacyjnego lub diagnostycznego,
  • kancelariom prawnym lub firmom ubezpieczeniowym – w przypadku dochodzenia roszczeń.

 

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Jednak korzystanie z niektórych narzędzi zewnętrznych może wiązać się z takim przekazaniem:

 

  • Google LLC (USA) – Google Analytics / Google Tag Manager

Google LLC może przetwarzać dane (adres IP, dane o zachowaniu użytkownika) na serwerach w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz certyfikacji Google w ramach Data Privacy Framework. Możesz zrezygnować z śledzenia przez Google Analytics, instalując dodatek do przeglądarki: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

 

  • Meta Platforms – Meta Pixel (Facebook Pixel) / Meta Platforms, Inc. (USA)

Meta Platforms, Inc. może przetwarzać dane (adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o zachowaniu) na serwerach w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz uczestnictwa Meta w programie Data Privacy Framework. Szczegóły: https://www.facebook.com/privacy/policy

 

Każdy z wymienionych dostawców zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych zgodnie z art. 46 RODO. Aktualne informacje o stosowanych zabezpieczeniach dostępne są w politykach prywatności tych podmiotów.

 

6. Narzędzia do realizacji sesji online

Sesje psychoterapeutyczne i konsultacje online odbywają się za pośrednictwem platform wideokonferencyjnych. Używane narzędzia spełniają wymogi RODO w zakresie:

  • szyfrowania transmisji danych end-to-end lub w tranzycie,
  • zawarcia z dostawcą platformy umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) lub standardowych klauzul umownych,
  • możliwości dołączenia do sesji bez konieczności zakładania konta przez pacjenta.

 

Przed pierwszą sesją online pacjent zostanie poinformowany o konkretnym narzędziu komunikacji. Nie nagrywamy sesji terapeutycznych.

 

7. Okres przechowywania danych

  • Dane związane z rezerwacją wizyt, konsultacjami psychologicznymi, psychoterapią oraz procesem diagnostycznym są przechowywane przez czas trwania współpracy oraz przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych Administratora, a także ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi ze świadczonymi usługami, co do zasady nie dłużej niż 6 lat od zakończenia świadczenia usługi, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania.
  • Dokumentacja psychologiczna – zgodnie z wymogami prawa (ustawa o ochronie zdrowia psychicznego i przepisy branżowe).
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia, chyba że dalsze przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
  • Dane z formularzy kontaktowych – do 2 lat od zakończenia korespondencji, chyba że stanowią część dokumentacji rozliczeniowej.
  • Dane techniczne i cookies – zgodnie z okresem wskazanym w ustawieniach cookies lub do ich usunięcia przez użytkownika.

 

8. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

  • prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
  • prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
  • prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – z zastrzeżeniem przypadków, w których dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego, realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
  • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO),
  • prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
  • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania,
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl, tel. 606 950 000.

 

Aby skorzystać z przysługujących praw, skontaktuj się z Administratorem: kontakt@mindset-psychoterapia.pl. Postaramy się odpowiedzieć w ciągu 30 dni od otrzymania zgłoszenia.

 

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do umówienia wizyty, otrzymania odpowiedzi na zapytanie lub skorzystania z usług. Brak podania danych może uniemożliwić realizację tych czynności.

 

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO. Nie prowadzimy profilowania w oparciu o dane dotyczące zdrowia.

 

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych odpowiednią do ryzyka:

  • szyfrowanie transmisji (protokół SSL/TLS),
  • kontrola dostępu do danych – wyłącznie osoby upoważnione mają dostęp do danych pacjentów,
  • regularne aktualizacje oprogramowania i systemów,
  • zobowiązanie współpracujących specjalistów do zachowania tajemnicy zawodowej.

  • Współpracujący specjaliści posiadają dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do realizacji powierzonych im usług i są zobowiązani do zachowania poufności danych klientów zarówno w trakcie współpracy, jak i po jej zakończeniu.

    Po zakończeniu współpracy specjaliści zobowiązani są do utraty dostępu do systemów Administratora oraz usunięcia wszelkich kopii danych klientów znajdujących się poza systemami i infrastrukturą Administratora, chyba że obowiązek ich dalszego przechowywania wynika bezpośrednio z obowiązujących przepisów prawa.

 

Informacje ujawniane w procesie terapeutycznym objęte są tajemnicą psychologiczną i mogą być ujawnione wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem (np. bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia).

 

12. Pliki cookies i narzędzia zewnętrzne

Serwis wykorzystuje pliki cookies własne i zewnętrzne. Wyróżniamy następujące kategorie:

 

Cookies niezbędne (funkcjonalne)

Konieczne do prawidłowego działania strony i systemu rezerwacji (Bookero). Nie wymagają zgody – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Cookies analityczne

Google Analytics – analiza ruchu i zachowania użytkowników. Wymagają zgody. Ładowane dopiero po jej wyrażeniu.

Cookies marketingowe

Meta Pixel (Facebook Pixel) – śledzenie konwersji i remarketing. Wymagają zgody. Ładowane dopiero po jej wyrażeniu.

 

ℹ  Ważne: Skrypty analityczne i marketingowe (Google Tag Manager, Meta Pixel) są ładowane wyłącznie po udzieleniu przez Ciebie wyraźnej zgody za pomocą banera cookie. Przed wyrażeniem zgody żadne dane nie są przekazywane do Google ani Meta.

 

Przy pierwszej wizycie w serwisie wyświetlamy baner z możliwością wyboru kategorii cookies. Możesz również zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce lub wycofać zgodę w dowolnym momencie, klikając odnośnik „Zarządzaj cookies” dostępny w stopce serwisu.

 

13. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, usług lub stosowanych narzędzi. Każda nowa wersja będzie publikowana na tej stronie z aktualną datą wejścia w życie wskazaną w nagłówku dokumentu. W przypadku istotnych zmian poinformujemy Cię drogą e-mailową (jeśli jesteś naszym pacjentem) lub poprzez wyraźny komunikat na stronie.

 

Dokument obowiązuje od: 10.09 2024 

Aktualizacja z dnia: 6.07.2026

W niniejszej wersji Polityki Prywatności doprecyzowano wybrane postanowienia dotyczące organizacji procesu świadczenia usług psychologicznych, współpracy ze specjalistami, zasad przetwarzania dokumentacji diagnostycznej oraz środków ochrony danych osobowych. Wprowadzone zmiany mają charakter porządkujący i doprecyzowujący oraz nie wpływają na zakres praw osób, których dane dotyczą, ani na cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.